Vanaf januari start Microsoft met de gefaseerde, maar verplichte uitrol van de nieuwe Outlook. Dit betekent dat alle gebruikers geleidelijk overstappen naar deze nieuwe versie, of ze nu willen of niet. Het is daarom belangrijk om te weten wat deze verandering inhoudt. In dit artikel bespreken we de vijf grootste voordelen en nadelen van de nieuwe Outlook in vergelijking met de klassieke versie. Zo kun je beter inschatten wat dit voor jouw werkproces betekent.

Inhoud van dit artikel

5 voordelen van de nieuwe Outlook

1. Modernere en gestroomlijnde gebruikersinterface

De nieuwe Outlook heeft een fris ontwerp dat eenvoudiger en intuïtiever is dan de klassieke versie. Dankzij een strakke lay-out en minder drukke werkbalken vind je sneller wat je zoekt. Dit maakt het gebruik van Outlook toegankelijker, ook voor nieuwe gebruikers. Bovendien is de interface geoptimaliseerd voor verschillende apparaten, zoals laptops, tablets en desktops. Dit betekent dat je overal een consistente en prettige ervaring hebt, ongeacht het schermformaat.

2. Naadloze integratie met Microsoft 365

Werk je al met Microsoft Teams, OneDrive of To Do? Dan sluit de nieuwe Outlook perfect aan. Je kunt direct samenwerken aan gedeelde documenten of taken bekijken zonder van app te wisselen. Alles synchroniseert automatisch, wat het samenwerken een stuk makkelijker maakt. Voor organisaties die volledig inzetten op Microsoft 365 is dit een groot voordeel, omdat alles op elkaar aansluit. Het bespaart tijd en zorgt voor minder miscommunicatie. Of je nu een gedeelde planning maakt of bestanden opslaat in de cloud, je doet het rechtstreeks vanuit je mailbox.

3. Cloud-first ontwerp

De nieuwe Outlook draait volledig in de cloud. Dit betekent dat je overal toegang hebt tot dezelfde e-mails, agenda’s en instellingen. Of je nu thuis, op kantoor of onderweg werkt: je hoeft nooit meer handmatig updates te installeren of bestanden te synchroniseren. Dit is vooral handig voor gebruikers die veel onderweg zijn of werken met meerdere apparaten. Je start gewoon op waar je gebleven was, zonder dat je tijd verspilt aan instellingen of synchronisatieproblemen.

4. Focus op productiviteit en gebruiksgemak

Met functies zoals de Focus Inbox krijg je alleen de belangrijkste e-mails te zien. De Focus Inbox leert van jouw voorkeuren en scheidt automatisch belangrijke berichten van minder relevante e-mails. Zo raak je minder snel overweldigd door een overvolle inbox. De verbeterde zoekfunctie, prominent geplaatst bovenaan de interface, maakt zoeken intuïtiever. Je kunt sneller specifieke e-mails of informatie terugvinden, zelfs in een grote mailbox. Ook zijn er handige sneltoetsen en contextmenu’s toegevoegd, waarmee je met één klik e-mails kunt archiveren, beantwoorden of verplaatsen. Dit alles zorgt ervoor dat je efficiënter werkt.

5. Platformonafhankelijke consistentie

De nieuwe Outlook werkt hetzelfde op Windows, Mac en in je browser. Dit maakt het leren van het programma eenvoudiger en biedt een naadloze ervaring als je tussen apparaten schakelt. Ideaal voor hybride werkmodellen waarbij je zowel op kantoor als thuis werkt. Voor bedrijven biedt dit bovendien voordelen bij het ondersteunen van medewerkers. Er is minder tijd nodig voor training, en technische ondersteuning wordt eenvoudiger doordat de gebruikerservaring overal gelijk is.

5 nadelen van de nieuwe Outlook

1. Beperkte functionaliteit bij geavanceerde taken

Geavanceerde gebruikers merken dat sommige functies minder uitgebreid zijn dan in de klassieke versie. Regels en filters zijn niet zo flexibel, en bepaalde add-ins werken mogelijk niet meer. Dit kan frustrerend zijn als je workflows gewend bent die sterk afhankelijk zijn van deze functies. Vooral gebruikers die complexe e-mailregels gebruiken om hun inbox te organiseren, zullen merken dat de mogelijkheden beperkter zijn.

2. Minder krachtige offline functionaliteit

Omdat de nieuwe Outlook cloudgericht is, zijn de offline mogelijkheden beperkter. Lokale e-mails en indexen, die handig waren in de klassieke Outlook, zijn grotendeels verdwenen. Je hebt een actieve internetverbinding nodig voor de meeste taken. Dit kan lastig zijn als je vaak reist of in gebieden werkt met beperkte internettoegang. In de klassieke Outlook kon je bijvoorbeeld een uitgebreide offline mailbox hebben, wat nu niet meer op dezelfde manier mogelijk is.

3. Problemen met zoeken naar oudere items

Zoeken in de nieuwe Outlook werkt voornamelijk via de cloud. Dit kan ervoor zorgen dat oudere of niet-synchroniseerde items moeilijker te vinden zijn. Gebruikers van de klassieke versie merken vaak een verschil in snelheid en precisie. Vooral als je een uitgebreide geschiedenis van e-mails hebt, kan het zoeken naar specifieke oude berichten tijdrovend zijn. Dit is een punt van frustratie voor gebruikers die gewend zijn aan de uitgebreide zoekmogelijkheden van de klassieke Outlook.

4. Minder aanpasbaarheid

De interface van de nieuwe Outlook is minder flexibel. Je kunt werkbalken of weergaven niet zo uitgebreid aanpassen als voorheen. Dit kan een nadeel zijn als je specifieke workflows of lay-outs gewend bent. Sommige gebruikers missen de mogelijkheid om knoppen of functies te verplaatsen, wat voorheen hielp om de interface precies af te stemmen op hun behoeften.

5. Langzamere adoptie van klassieke functies

Niet alle functies van de klassieke Outlook zijn direct beschikbaar. Denk aan gedeelde postvakken of specifieke agenda-opties. Voor bedrijven die deze functies dagelijks gebruiken, kan dit een uitdaging zijn. Microsoft rolt functies geleidelijk uit, maar dit kan betekenen dat je tijdelijk moet improviseren of alternatieven moet zoeken.

Advies van Commpro

De nieuwe Outlook biedt veel voordelen op het gebied van moderniteit, productiviteit en integratie met Microsoft 365. Vooral de strakke interface, cloud-gebaseerde aanpak en verbeterde samenwerking maken het een sterke keuze voor moderne werkomgevingen. Maar voor gevorderde gebruikers en organisaties die afhankelijk zijn van specifieke functies kan de nieuwe versie op dit moment nog beperkend zijn.

Ons advies? Probeer de nieuwe Outlook en ontdek of deze voor jouw werkzaamheden voldoende mogelijkheden biedt. Ervaar je problemen of mis je essentiële functies? Overweeg dan om voorlopig terug te schakelen naar de klassieke Outlook. Dit kan een tijdelijke oplossing zijn totdat Microsoft de nieuwe versie volledig heeft uitgerust met alle functies die je gewend bent. Heb je hulp nodig bij deze overgang of advies over wat het beste is voor jouw organisatie? Neem contact op met Commpro. Wij staan klaar om je te ondersteunen.